Konsep Penyusunan Staf

KONSEP PENYUSUNAN  STAF (STAFFING)

Penyusunan staf atau staffing adalah lanjutan dari kegiatan Rekrutmen (penarikan) berupa pengambilan keputusan dalam menerima dan menempatkan tenaga kerja. Oleh karena itu kegiatan pengaturan staf atau penyusunan staf sering disebut juga sebagai kegiatan seleksi tenaga kerja.

Dengan melaksanakannya secara cermat dan teliti, terutama dalam menerima tenaga kerja baru, diharapkan akan diperoleh tenaga kerja yang mampu berpartisipasi untuk mempermudah dan mempercepat penyelesaian masalah, bukan yang justru selalu membuat masalah bagi organisasi/perusahaan. Untuk itu diperlukan beberapa tahap sebagai kegiatan menyaring calon tenaga kerja baru, yaitu:

1.    Analisa Jabatan

Setelah terjadi proses penerimaan karyawan, maka akan dilaksanakan proses selanjutnya yaitu pemberian jabatan dengan cara analisis jabatan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatn, sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang syarat-syarat yang diberikan bagi setiap karyawan untuk jabatan tertentu.

Langkah - langkah sistematis yang harus dilakukan saat menjalankan proses analisa jabatan adalah sebagai berikut:

a. Mengkaji Data-Data Organisasi
Data-data apa saja yang dikaji? Visi - Misi Organisasi, Pedoman Pengelolaan SDM, Peraturan Perusahaan (PP), Perjanjian Kerja Bersama, Struktur Organisasi, Task List, Daftar Posisi, Level Otoritas.

b. Melaksanakan analisa terhadap jabatan atau posisi
Langkah ini dapat dimulai dengan mengadakan observasi di lapangan (tempat tugas posisi yang dianalisa), mengedarkan questionire, melakukan interview dengan incumbent, atasan, bawahan dan rekan kerja untuk menghimpun daftar uraian pekerjaan dan indikator keberhasilan dari pekerjaan yang dilakukan.

c. Merumuskan draf uraian pekerjaan
Dengan menggunakan format yang telah disepakati oleh organisasi, analis jabatan menuliskan uraian pekerjaan dari jabatan yang sedang dianalisa. Contoh format dapat diambil dilink ini.

d. Mengajukan draf uraian pekerjaan
Selanjutnya analis mengajukan draf tersebut kepada atasan dan incumbent posisi yang dianalisa untuk mendapatkan masukan dan koreksi.


e. Menetapkan uraian pekerjaan
Setelah tidak ada koreksi dari atasan dan dari incumbent maka documen uraian pekerjaan dapat disahkan.

Analisa jabatan sebenarnya dapat dugunakan sebagai landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penepatan karyawan serta penentuan jumlah kebutuhan karyawan. Selain itu analisa jabatan juga bias digunakan sebagi landasan kegiatan-kegiatan lain dalam bidang personalia, yang antara lain untuk melaksanakan mutasi, promosi, latihan, konpensasi, untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja dan untuk melaksanakan pemenuhan kebutuhan peralatan.

2.    Rekrutmen

Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi atau perusahaan. Maksud rekrutmen adalah untuk mendapat persediaan sebanyak mungkin calon-calon pelamar sehingga organisasi atau perusahaan akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pekerjaan yang dianggap memenuhi standar kualifikasi atau perusahaan. Proses rekrutmen berlangsung mulai dari saat mencari pelamar hingga pengajuan lamaran oleh pelamar. Oleh karena itulah rekrutmen sebagai salah satu kegiatan manajemen sumber daya manusia tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan kegiatan dengan kegiatannya yang lain. Dengan kata lain rekrutmen tidak dapat dilepaskan kaitannya dengan deskripsi dan spesifikasi pekerjaan atau jabatan sebagai hasil analisis pekerjaan atau jabatan yang memberikan gambaran tentang tugas-tugas pokok yang harus dikerjakan.

3.    Mencari dan Menarik Calon

Ada berbagai cara untuk mencari calon-calon pekerja:

a.         Mencari dari dalam.

Maksudnya adalah memanfaatkan sumber-sumber atau cara yang sudah tersedia di dalam organisasi kita sebelum mencarinya di luar atau keluar perusahaan. Cara yang umum dilakukan adalah dengan meminta bantuan karyawan lama, mencari dari arsip (bank data) pelamar, dan mengumumkan secara terbuka di dalam perusahaan.

b.        Mencari dari luar.

Cara yang biasa digunakan adalah memasang iklan lowongan, menyusun iklan lowongan, tetapkan dulu target audiensinya, merancang isi iklan (judul utama, gambar, uraian jabatan, persyaratan jabatan, cara mengajukan lamaran, alamat, lain-lain), ukuran iklan, pilihan media, iklan terbuka atau tersamar, memanfaatkan jasa dinas tenaga kerja setempat, memanfaatkan jasa pencari/penyalur tenaga kerja, menggunakan jasa konsultan dan head hunter, rekrutmen langsung di kampus, dan rekrutmen melalui organisasi profesi.

4.    Proses Seleksi

Proses seleksi adalah serangkaian langkah kegiatan yang digunakan untuk memutuskan apakah pelamar diterima atau tidak. Langkah-langkah ini mencakup pemaduan kebutuhan-kebutuhan kerja pelamar dan organisasi. Dalam banyak departemen personalia, penarikan dan seleksi digabungkan dan disebut Employment function. Proses seleksi adalah pusat manajemen personalia. Analisa jabatan, perencanaan sumber daya manusia, dan penarikan dilakukan terutama untuk membantu seleksi personalia.

Dalam proses seleksi ada beberapa syarat alat/instrumen seleksi, seperti:

a.         Reliabilitas Pengukuran.

Tujuan program seleksi adalah untuk mendapatkan calon pekerja yang diperkirakan (diprediksi) memiliki kemampuan berpikir, pengetahuan, keterampilan/keahlian dan karakteristik lainnya sesuai dengan persyaratan pekerjaan yang akan dikerjakannya, melalui proses penyaringan dengan mempergunakan alat ukur yang tepat.

b.        Validitas pengukuran.

Instrumental/alat pengukuran dikatakan memiliki validitas yang tinggi, apabila menunjukkan tingkat ketepatan dalam mengukur apa yang hendak diukurnya. Dalam penggunaan tes sebagai alat pengukuran, ada tiga bentuk validitas yang terdiri dari:

1)        Validitas isi (content validity). Ditetapkan secara rasional.

2)        Vliditas konsepsi (construct validity). Ditetapkan secara logika.

3)        Validitas empiris. Ditetapkan dengan prediktor dan kretium, menggunakan perhitungan statistik dengan formula korelasi.

Langkah – langkah seleksi :

LANGKAH 1 : PENERIMAAN PENDAHULUAN

Proses seleksi merupakan jalur dua arah. Organisasi memilih para karyawan dan para pelamar memilih perusahaan. Seleksi dimulai dengan kunjungan calon pelamar ke kantor personalia atau dengan permintaan tertulis untuk aplikasi. Bila pelamar datang sendiri, wawancara pendahuluan dapat dilakukan. Ini akan sangat membantu dalam upaya menghilangkan kesalahapahaman dan menghindarkan pencarian informasi dari sumber tidak resmi (“jalan belakang”).

LANGKAH 2 : TES-TES PENERIMAAN

Tes-tes penerimaan sangat berguna untuk mendapatkan informasi yang relatif obyektif tentang pelamar yang dapat dibandingkan dengan para pelamar lainnya dan para karyawan sekarang. Tes-tes penerimaan merupakan berbagai peralatan bantu yang menilai kemungkinan padunya antara kemampuan, pengalaman dan kepribadian pelamar dan persyaratan jabatan. Agar tes dapat meloloskan para pelamar yang tepat, maka ia harus valid. Validitas berarti bahwa skor-skor tes mempunyai hubungan yang berarti (signifikan) dengan prestasi kerja atau dengan kriteria-kriteria relevan lainnya.

LANGKAH 3 : WAWANCARA SELEKSI

Wawancara seleksi adalah percakapan formal dan mendalam yang dilakukan untuk mengevaluasi hal dapat diterimanya atau tidak (acceptability) seorang pelamar. Pewawancara (interviewer) mencari jawab dua pertanyaan umum. Dapatkah pelamar melaksanakan pekerjaan? Bagaimana kemampuan pelamar dibandingkan dengan pelamar lain?

LANGKAH 4 : PEMERIKSAAN REFERENSI

Bagaimana tipe pelamar? Apakah pelamar adalah pekerja yang dapat dipercaya? Bagaimana sifat-sifat atau kepribadian pelamar? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, departemen personalia menggunakan berbagai referensi. Personal references-tentang karakter pelamar-biasanya diberikan oleh keluarga atau teman-teman terdekat yang ditunjuk oleh pelamar sendiri atau diminta perusahaan. Bila referensi diserahkan secara tertulis, pemberi referensi biasanya hanya menekankan hal-hal positif. Oleh karena itu, referensi pribadi pada umumnya jarang digunakan. Employment references. Mencakup latar belakang atau pengalaman kerja pelamar. Banyak spesifikasi personalia bersikap skeptis terhadap referensi-referensi tersebut, karena dalam kenyatannya organisasi sangat jarang untuk mendapatkan referensi yang benar.

LANGKAH 5 EVALUASI MEDIS

Tujuannya adalah untuk meyakinkan bahwa calon tersebut dalam kondisi fisik dan mental yang sehat dan prima. Pemeriksaan kesehatan dapat dilaksanakan oleh dokter yang bekerja pada perusahaan (bila ada) atau di rumah sakit yang dipercaya dan ditunjuk oleh perusahaan. Evaluasi medis memungkinkan perusahaan untuk menekan biaya perawatan kesehatan karyawan dan asuransi jiwa, mendapatkan karyawan yang memenuhi persayaratan kesehatan fisik untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, atau memperoleh karyawan yang dapat mengatasi stress fisik dan mental suatu pekerjaan.

LANGKAH 6 : WAWANCARA ATASAN LANGSUNG

Atasan langsung (penyelia) pada akhirnya merupakan orang yang bertanggungjawab atas para karyawan baru yang diterima. Oleh karena itu, pendapat dan persetujuan mereka harus diperhatikan untuk keputusan penerimaan final. Penyelia sering mempunyai kemampuan untuk mengevaluasi kecakapan teknis pelamar dan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelamar tentang pekerjaan tertentu secara lebih tepat. Atas dasar ini banyak organisasi yang memberikan wewenang kepada penyelia untuk mengambil keputusan penerimaan final.

LANGKAH 7 : KEPUTUSAN PENERIMAAN

Apakah diputuskan oleh atasan langsung atau departement personalia, keputusan penerimaan menandai berakhirnya proses seleksi. Dari sudut pandangan hubungan masyarakat (public relations), para pelamar lain yang tidak terpilih harus diberitahu. Departemen personalia dapat mempertimbangkan lagi para pelamar yang ditolak untuk lowongan-lowongan pekerjaan lainnya karena mereka telah melewati berbagai macam tahap proses seleksi.

5.                  Hasil Seleksi dan Umpan Balik

Hasil akhir proses seleksi adalah orang yang diterima sebagai karyawan baru. Bila masukan-masukan seleksi diperhatikan dengan seksama dan langkah-langkah dalam proses seleksi diikuti secara benar, maka para karyawan baru akan merupakan sumber daya manusia yang produktif. Dan karyawan produktif adalah bukti paling baik suatu proses seleksi yang efektif. Untuk mengevaluasi baik karyawan baru maupun proses seleksi diperlukan umpan balik. Umpan balik ini mungkin mencakup informasi tentang kepuasan karyawan, perputaran dan absensi, prestasi kerja, kegiatan serikat kerja, atau sikap penyelia

6.    Latihan/Training

Latihan/training adalah suatu kegiatan dari perusahaan/ instansi yang bermaksud unuk dapat memperbaiki dan memperkembangkan sikap, tingkah laku, ketrampilan dan pengetahuan dari para pegawai/karyawannya, sesuai dengan keinginan dari perusahaan/instansi yang bersangkutan.

Untuk dapat memilih peserta latiha/training, hendaknya didaarkan pada kodisi dari para pegawai/karyawannya. Hal ini wajar karena merekalah terutama yang akan dimutasikan dan dipromosikan.

SUMBER :

Nawawi, H. Hadari. 2005. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta : Gajah Mada University Press

Nitisemito, Alex S. 1979. Manajemen Personalia. Jakarta : Ghalia Indonesia

Sutrisno, Edy. 2011. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Kencana Prenada Media Group

http://analisa-jabatan.blogspot.com/2008/04/proses-analisa-jabatan.html, Edy Susilo, Martin